Representativt bilde. Bildekreditt: Pixabay
Med pandemien som griper verden, skifter organisasjoner til en hjemmefra modell, og videokonferanser er en integrert del av den fjern-arbeid-fra-hjemmemodellen. Med hjelp fra videokonferanser kan teammedlemmer, som sitter på forskjellige steder, samhandle med hverandre i sanntid og fortsette å jobbe effektivt og derved opprettholde den nødvendige produktiviteten i prosjektet. Følgende tips og triks vil hjelpe deg i videokonferanser som en profesjonell på Microsoft Teams .
Forbedre videokonferansen på lag
- Uklarhet i bakgrunnen
Ikke alle har luksusen eller bekvemmeligheten til et hjemmekontor. Dette betyr at du kan være i et hvilket som helst hjørne av huset ditt; kjøkken, soverom eller hall; mens du tar en videosamtale. Selvfølgelig vil det være vanskelig for teammedlemmene å se kjøkkenet eller soverommet ditt i bakgrunnen. For å dekke dette har Microsoft Teams en Funksjon for bakgrunnsskarphet . Bakgrunnsskarphet-funksjonen, ved aktivering, gjør alle objekter i bakgrunnen uskarpe og fokuserer bare på deg. For å aktivere funksjonen er alt du trenger å klikke på den lilla fargeknappen for den samme før du blir med på videokonferansen. Vær oppmerksom på at denne funksjonen bare fungerer med objekter. Så hvis noen av familiemedlemmene dine er til stede i bakgrunnen, blir han / hun ikke skjult.
- Dobbeltsjekk lyd- / videoutgangene
For å unngå at bakgrunnsstøy påvirker videosamtalen din, må du koble til headsettet og dermed gjøre stemmen din tydeligere for deltakerne. Imidlertid kan det ved visse anledninger skje at Microsoft Teams ikke er i stand til å plukke hodetelefonene eller mikrofonen riktig og velge datamaskinens høyttalere som standard. Før du går inn i videokonferansen, må du sørge for å dobbeltsjekke lyd- / videoutgangene. Bare trykk på Innstillinger tannhjulikonet på siden 'Velg lyd- og videoinnstillinger' og sjekk at din foretrukne lydenhet blir oppdaget av Microsoft Teams.
- Del bare det aktuelle programmet du vil ha under skjermdeling
Du kan surfe på forskjellige ting på den bærbare datamaskinen din før du starter en videokonferansesamtale. Selv om det ikke alltid kreves, kan det hende du må dele skjermen med deltakerne. I slike tilfeller er det best å bare dele et bestemt program. Denne måten, selv om du tilfeldigvis bytter til en annen fane på PCen / den bærbare datamaskinen, vil den komme opp som grå for deltakerne og dermed beskytte personvernet ditt.
- Bruk Mute-alternativet
Ingen snakker hele tiden under videosamtalen. Det er tilrådelig å slå PÅ Mute-alternativet når du ikke snakker. På denne måten kan du også svare fritt, om nødvendig midt på videokonferansen, til dine familiemedlemmer eller delta i en nødanrop på mobilen.
- Ta samtykke før innspilling
På Microsoft Teams kan du ta opp videokonferanser og dele økten med medlemmene som av en eller annen grunn ikke kan delta. Før du slår PÅ opptaket for møtet, må du imidlertid kunngjøre det samme til deltakerne. Videre vil til og med Microsoft Teams vise et banner som sier at dette møtet blir registrert når du slår PÅ postalternativet.
- Utseendet ditt på videoen
Forsikre deg om at utseendet ditt er på nivå med de profesjonelle standardene under videokonferansen. Du kan rett og slett ikke komme deg ut av sengen din og umiddelbart bli med i videosamtalen. Det er ikke nødvendig å bruke ordentlig formel og pynte et slips. Det vi egentlig mener er at du ikke må se loslitt ut under videokonferansen. Sørg derfor for at du er ryddig og ren og velstelt før du blir med på videokonferansen.
- Ta vare på få ting når du setter opp videokonferansen
Hvis du er den som setter opp videokonferansen, må du sørge for at du velger en tid som passer bra for alle de påkrevde deltakerne. Nå kan du ganske enkelt ikke nå ut til alle og be om praktiske tider. Det du virkelig kan gjøre er å sette opp et møte for en bestemt tid, legge til de påkrevde deltakerne og se om noen har innvendinger mot tiden. Hvis timingen ikke er praktisk for et betydelig antall deltakere, er det bedre at du planlegger møtet til et annet tidspunkt. Avhengig av antall deltakere som protesterer mot tidspunktet, kan du ta en avgjørelse om du vil gå videre med den planlagte tiden og registrere møtet for de fraværende eller omorganisere møtet.
Deretter må du sørge for at når du setter opp møtet på Microsoft Teams, går du også inn på møtets agenda. Mens du setter opp møtet på lag, helt nederst, vil du se en rute for å legge inn detaljene. Vær oppmerksom på at dagsordenen må nevnes kort, da det ikke anbefales å skrive opp en for lang agenda. Imidlertid, hvis du har mange ting som skal diskuteres på møtet, i stedet for å nevne dem i møteinformasjonsboksen, anbefaler vi at du sender en egen e-post til de inviterte som nevner det samme.
Sørg også for å teste maskinvaren din før planlagt møtetid sette opp en testanrop . Hvis dette er første gang du deltar på et møte på lag, kan det hende du må gi tillatelse til teamene for å få tilgang til webkameraet og / eller mikrofonen din under videosamtalen. Den beste måten å sikre at ingen avgjørende tid blir kastet bort under møtet, er å be alle om å bli med minst 10 minutter tidlig, slik at hvis det oppstår noen hikke; de kan sorteres på forhånd.
Konklusjon
Dette er noen av tipsene som vil hjelpe deg med å ha en fantastisk videokonferanse om team. Legg gjerne flere poeng til listen ovenfor ved å slippe det samme i kommentarfeltet nedenfor.
(Devdiscourses journalister var ikke involvert i produksjonen av denne artikkelen. Fakta og meninger som vises i artikkelen gjenspeiler ikke synspunktene til Everysecondcounts-themovie og Everysecondcounts-themovie hevder ikke noe ansvar for det samme.)